עין חיצונית ככלי לזיהוי פערים ולשיפור יכולת

ארגונים ובתוכם אותם אנשים אשר בתפקידי ניהול זוטרים ובכירים, מתקשים לפתוח את הדלת לגורם שמוגדר כעין חיצונית. לרוב, הקושי נובע מסוג של פחד הקשור לרמה האישית של בעל התפקיד ו/או לרמת הארגון עצמו.

גורם עין חיצונית חייב להיות בלתי קשור לארגון באופן קבוע ואסור שיכיר באופן ישיר את המנהל או מי מהעובדים המשולבים בתהליך הבדיקה. בהתאם לנושא הבדיקה, יקבע אם גורם העין חיצונית צריך להיות בעל ידע מקצועי בתחום העיסוק של הארגון או שלא. לעיתים, כדי להשיג תוצאות טובות יותר עדיף שגורם העין חיצונית יבוא מתחום אחר לגמרי.

גורם עין חיצונית יצליח לזהות חוזק, חולשה ופער רק כאשר יהיה נקי מאינטרסים ומפוליטיקה פנימית של הארגון הנבדק.

שימוש בגורם עין חיצונית הינו חלק מתחום האכיפה והפיקוח על התנהלות ותפקוד הארגון על כל המנהלים והעובדים שבו וכמענה להתמודדות עם הסכנה הנמצאת בתוך השגרה היומיומית. ארגון אשר מזמין אליו גורם עין חיצונית נחשב לחזק וכזה שמחפש דרך וכלי לשיפור היכולת ובהמשכה לשיפור התוצאות וההישגים.

עין חיצונית מתאימה לכל מי שרוצה לדעת את מצבו הקיים ואינו חושש מהאמת ומההשלכות הנובעות ממנה ואינה מתאימה למי שחושש מהאמת, מביקורת ללא סינון ומשינויים.

ארגון ו/או מנהל שלא מכניסים לעולמם גורם עין חיצונית, מציבים את עצמם בסכנה שיכולה להתממש ולהתפרץ בכל זמן והמחיר שלה יהיה גבוהה ולעיתים אף יכול לפגוע בקיום העסקי.

גם בעולם האבטחה יש צורך בשימוש בגורם עין חיצונית מכיוון שכולל בתוכו חברות אבטחה שחלקן נחשבות לארגון גדול, מנהלים בדרגות וותק שונים ועובדים בעלי הכשרות מקצועיות המותאמות לתפקיד המבוצע. עולם האבטחה חייב להשתמש בגורם עין חיצונית משתי סיבות עיקריות:

  1. אבטחה מגינה על חיי אדם ומחיר הכישלון יכול להיות מוות.
  2. העבודה באבטחה הופכת מהר מאוד לשגרה קיצונית ושגרה יוצרת פערים מסוכנים במענה מול היריב.

ארגונים שונים בעולם האבטחה מזמינים אותי כגורם עין חיצונית ומאפשרים לי להסתכל עליהם למשך זמן מוגדר שבסופו אני מצליח לתת להם תמונת מצב אמתית ונקיה מרעשים ומהפרעות ארגוניות שגרתיות. ברוב הפעמים, כבר בדרך אל משרד הלקוח, כשאני הולך בתוך שטח הארגון, אני מזהה את מאפייני השגרה וחלק מהפערים שהיא יוצרת. אלה הפערים שמיד בולטים לעין חיצונית ונעלמים מעיני העובדים בארגון. זה יכול להיות הדבר הקטן ביותר שבעיני המתבונן הקבוע יראה כבר כשייך, חלק מהיומיום ובטח שלא כפער ברמת הביצוע. מי שיודע לתפקד כגורם עין חיצונית ידע לזהות בשטח הארגון ובפעילותו את הסימנים המעידים על בעיה ופערים וידע להסביר ללקוח מדוע הם בעלי השפעה שלילית וגורמי נזק לארגון.

אני מעיד, שבכל משימת עין חיצונית שאני מבצע, ללקוח שלי לוקח יום או יומיים להבין מה אני רוצה ממנו ולמה אני מתכוון בהערות ובהארות שאני נותן ומראה לו אבל מהרגע שבו נופל לו האסימון כל האמת על מצבו נגלית לעיניו והוא לא מפסיק לרשום.

מה הם אותם סימנים שמעידים על בעיה ופער?

  1. כשעל דלת הכניסה הראשונה שמבקר רואה במתקן חשוב תלוי שלט שהוכן על דף A4 דהוי ומקומט ומחובר עם סלוטייפ, אין ספק שההמשך בפנים יראה כמו השלט עצמו ואף יותר גרוע.
  2. כשחדר כספות נשקים הופך להיות מקום אחסון לכלי ניקוי של צוות המנקות של הקבלן החיצוני אז ברור שהשגרה כבר נמצאת בארגון ובגדול.
  3. כשדלת יציאת חירום בחנות גדולה חסומה על ידי ציוד או על ידי מתקן שברור שהונח במודע אז ברור שבמקום זה אין אכיפה של החוק ואין מודעות לסכנות.
  4. כשסביבת העבודה נראית כמו מחסן מבולגן ברור שהעובד לא נותן תפוקה מלאה והארגון לא נמצא בשיא עסקי.

אני מגיע למשימת עין חיצונית ללא אגו, נקי מדעות קדומות ודואג להסתכל לתוך העיניים של הלקוח ולדבר מהגובה הנכון והמתאים, רק כך אני מצליח לקבל את המידע הדרוש לי ורק כך אני יכול לשאול כל שאלה ואף קשה ואולי לא נוחה ללקוח.

אני לא נמצא במקום של להוכיח או של לפגוע או של להשפיל את הלקוח, אני דואג להישאר במקום חיובי שכולל תמיכה, חיזוק ובנייה.

הלקוח סוף סוף יכול להבין כיצד הטעויות שלו, הניהוליות בעיקר, יוצרות את הפערים שמתגלים על ידי היריב שמוצא אותם כהזדמנות לפגוע במושא האבטחה ודרכו בלקוח עצמו. הלקוח מתחיל להצליח ולהבין שעליו לבצע שינויים בתוך הבית ויפה שעה אחת קודם. אני מוכיח ללקוח שאם ישים את עצמו במקום ללא אגו ופחדים, יצליח להביא את הארגון ואת עצמו לשיפור מדהים וכמעט בלתי נדפס עד לאותו רגע. לעיתים מדובר בשינוים שמביאים לשיפור רוחבי בארגון. אני הופך להיות קלף חזק בידי הלקוח ובתנאי שיתייחס במלוא הרצינות לדבריי ויפעל ליישומם המידי. הלקוח מבין שאפשר לזהות ולשים את האצבע על פערים ממקום חיובי, בלי לאיים על אף אחד ופתוח לשיתוף פעולה מלא מצד העובדים.

בתהליך עין חיצונית, אני גורם ללקוח להבין שהגיוני שיהיה לו חוסר ידע בנושאים מסוימים שקשורים לעבודתו ושאת הידע הדרוש ניתן ואפשר לקבל מאחר ושבזכות הבנה זו הוא ייצא טוב הרבה יותר מהתהליך.

עין חיצונית יכולה לזהות ולטפל בפערים רבים ואף יכולה לזהות ולטפל רק בפערים בודדים. אסור שגורם עין חיצונית יוזמן רק כאשר הארגון נמצא כבר במשבר קשה ועמוק.

בביצוע עין חיצונית הקשורה לעולם האבטחה אני דואג להדגיש ללקוח את החשיבות בעבודה המושתתת על עקרונות הבסיס באבטחה ונותן את הכלים להפיכת המאבטחים למבינים טוב יותר את המשימה ודרכה את היכולת לשמור על רמת ביצוע מכסימלית לאורך זמן. אני מסביר ומראה ללקוח מה חייב להיות ואיך בסביבת העבודה של המאבטח על מנת שיצליח להתמודד טוב יותר עם המשימה בשגרה ובחירום ובעיקר אל מול היריב הפוטנציאלי.

אחד הדגשים הקבועים שאני דואג להעביר למנהלים הוא העובדה שהם חייבים להיות יותר מעורבים בעשייה בשטח, באכיפה ובפיקוח ושאסור להם בשום אופן למצוא את עצמם מנותקים מהשטח ותלויים אך ורק בדיווחים שמגיעים מהכפופים אליהם. אני מציין שבפרשיית רצח ראש הממשלה יצחק רבין ז"ל, וועדת שמגר מצאה שראש השירות דאז לא פיקח על היחידה לאבטחת אישים ולכן לא ממש ידע מה מתנהל בתוכה – זה גרם לו לקבלת החלטות מוטעית לאורך זמן ולהגעה ליום שבו הוא הופתע והבין שהחלום השחור ביותר יכול להפוך למציאות.

חוסר פתיחות וקבעון מחשבתי מצד מנהלים גורמים למאבטחים בשטח לפעול באותה צורה תוך איבוד האמונה במשימה ואיבוד יצירתיות בחשיבה. הניסיון שלי ושל נוספים אשר פועלים כעין חיצונית, מאפשרים להביא ללקוח חשיבה אחרת, יצירתית ומרעננת אשר מאפשרת לו להיות טוב יותר, מקצועי יותר ובעל יכולת הפעלה מכסימלית של העובדים.

אחד הנושאים שתמיד מופיעים בדו"ח הסיכום שלי זה האימונים וההדרכות למנב"טים, אחמ"שים ומאבטחים. אני ממליץ ללקוח לעבור לאימונים והדרכות מיוחדים שמתאימים יותר ויותר למציאות בשטח, כולל תרגולים מעשיים רבים.

אני מעביר את המסר שאבטחה טובה היא מנב"טים, אחמ"שים ומאבטחים טובים שמקבלים משימה ויודעים לבצע אותה הכי טוב שניתן. גם באבטחה צריך לדעת להגיע לכל מאבטח באופן אישי ולהפוך לטוב יותר.

איזו עין חיצונית ניתן לבצע?

  1. הקלאסית והמקובלת – ביצוע תצפית על העבודה וההתנהלות והכנת דו"ח מסכם.
  2. ליווי מקצועי לבעל תפקיד – ליווי מקצועי למנב"ט או לאחמ"ש או למאבטח שדרכו ניתן לגלות את כל מאפייני והתנהלות העובדים והארגון. ברמה של ליווי יומי או של מספר ימים. לא תאמינו מה ניתן לזהות ביום אחד של ליווי מקצועי.
  3. פעילות של "צוות אדום" בתוך הארגון (היעד) – חדירה והסתובבות ביעד במשך כמה ימים תוך בדיקה של מספר צייחים מקצועיים. מאפשר לקבל תמונת מצב מבוססת ומצולמת.

אני מעדיף את אפשרויות 2 + 3 מכיוון שהן לא שגרתיות בתחום העין החיצונית ובאמת מאפשרות להביא ללקוח תמונת מצב קיימת ומבוססת. הערך המוסף באפשרות 3 נמצא בתיעוד הפעילות בצילום שבסיכום מאפשר להציג ללקוח את המצב בסרטון מהשטח.

הפעלת גורם עין חיצונית הינה חשובה מעין כמותה לחיי ארגון ובמיוחד למי שעוסק בשמירה על חיי אדם אבל לא תצליח אם המזמין יגיע ממקום של בשלות אישית ומקצועית שיאפשר לו לפתוח את עצמו ואת הארגון בפני גורם בלתי תלוי. עין חיצונית תביא תוצאות בעלות ערך מוסף רק כאשר תופעל בסביבה שישמרו בה העקרונות ההכרחיים לקיומה ובעיקר כאשר במהלך הבדיקה המציאות היומיומית תישאר כפי שהיא.

זכרו "שאבטחה צריך לקיים" בשילוב אומץ ניהולי להכנסת גורם עין חיצונית לבדיקת איכות ולשיפור יכולת

כתוב/כתבי תגובה