כתבת אורח – מניעת הונאות, אובדן ופחת בחברות ובארגונים

Loss Prevention – מה זה ?

 Loss Prevention הוא המושג של קביעת מדיניות, נהלים ושיטות עבודה כדי למנוע הנאות אובדן פחת במלאי או כספים בסביבה עסקית כגון חברות וארגונים גדולים.

פיתוח תוכנית למניעת אובדן ופחת תעזור להפחית את ההזדמנויות להפסדים העלולים להתרחש באופן ממוקד ולא רק להיות תגובתי לאחר התרחשותם אלא לזהות את המתרחש מבעוד מועד.במאמר זה נציג למנב"ט מספר כלים ייעודיים וייחודיים בהם ניתן לעשות שימוש במטרה למנוע הונאות, אובדן וגרימת נזק לארגון.

מה מצפים מנהלי החברה מהמנב"ט בהתמודדות עם מניעת הונאות ואובדן?

כאשר הנהלת החברה מקבלת נתונים של אובדן או פחת שנתי גבוהה מהמקובל, הדבר מתורגם במידי להפסד ברווחי החברה.

זיהוי מלאים אבודים מחייב השלמה וחידוש מהיר על מנת לא לפגוע בתהליך הייצור או שרשרת האספקה.  עלות הפסדים אלה נכנס ישירות לשורה התחתונה של המאזן של החברה המצביע על אובדן ברווח ועלייה בפחת.

רווחים אלו, שהארגון הפסיד, יכלו לאפשר להנהלת הארגון לחדש ואו להרחיב את מלאי הארגון, פתיחת ערוצי שיווק נוספים, מתן דיבידנדים לעובדים וכיוצ"ב. הנהלת החברה תפנה את הנושא לטיפולו של מנב"ט החברה במטרה לבדוק כיצד קרה הדבר ואיך ניתן למנוע תופעה זו. מנב"ט שידע לנתח את המשמעות והחשיבות של הנתונים של הפחת ואובדן, יצליח למנוע נזק לארגון.

כיצד ניתן לזהות האם בארגון קיימת בעיית אובדן וגרימת נזק?

מנב"ט הארגון נדרש להכיר את הנתונים הכלכליים של הארגון המראה האם העסק הפסדי או רווחי. המנב"ט ,כאחד ממנהלי הארגון, חשוב שיענה על מספר שאלות כדי לראות באיזה מצב הארגון(להלן מס' דוגמאות):

• האם העלות של הסחורות הנרכשות לארגון גודל אך המכירות נשארות זהות או יורדות?
• האם עובדים מדווחים על בעיות בארגון או חוששים לגורל עתידם.
• האם בארגון או מתקניו היו מקרי גניבה במהלך השנה האחרונה (מקרי גניבה לעתים קרובות כנראה מצביעות על היות הארגון מטרה קלה).
•  האם הארגון מאבד מלאים, אבל אף אחד לא מזכיר שום אירועי הונאות (יתכן ומדובר על הונאה של עובד ) או שעובד אחד מדווח על ארוע הונאה אבל אין עדים לכך.

    אלה הם רק כמה מן הסימנים והשאלות שנדרש המנב"ט לשאול כל הזמן על מנת  להבין מה המצב בארגון.

איך לזהות כיצד הפסדים מתרחשים?
מחקרים רבים מצביעים כי רוב ההפסדים עלולים להתרחש בשלוש קטגוריות; הונאה פנימית, הונאה חיצונית ו/או טעויות אנוש . הונאה פנימית (על ידי עובד קבוע או שכיר) ,מקרה זה הנו הגורם הנפוץ ביותר לאובדן עבור מרבית החברות, ללא קשר לגודל או מגזר. למרות שחלקנו עשויים לתהות מדוע גניבת העובד הינה הקטגוריה הנפוצה ביותר של אובדן, ניתן לראות כי בכל סקר, מחקר והשוואה למקרי אובדן הוכיח פעם אחר פעם כי מרבית ההונאות הינם ע"י עובדי הארגון או ספקים קבועים המכירים את התנהלות הארגון , פרצות אפשריות שניתן לחדור דרכן.

כיצד תגדיר את המטרה למניעת אובדן ופחת?

לאחר הסקירה שבה הצגנו את המשמעות של תופעת ההונאות וגרימת הנזק לארגון חשוב שכל מנב"ט יגדיר את מטרת הפעילות ובראייתנו היא:

"מתן מענה מיטבי המשלב כלים מקצועיים להפחתה משמעותית של הונאות , גרימת נזק ופחת ובכך להגדיל את רווחיות הארגון".

אז איך מתמודדים?

הנחת העבודה שכל מנב"ט חייב להניח כי קיימת בארגון התופעה של הונאה, גניבות, אובדן פחת וגרימת נזק בכוונה או שלא בכוונה.

לאור האמור, המנב"ט חייב לנקוט בשורה של פעולות באופן קבוע שיאפשרו קבלת התראה וכן לייצר אפקט של הרתעה מול העובדים, ספקים וקבלנים נותני שירותים.

על מנת לתת מענה מיטבי חשוב לייצר מנגנון שיפעל לאורך זמן.

בפעילות שביצענו במספר חברות גדולות במשק ובתאום ובשיתוף פעולה עם הנהלת הארגון ויחידת הביטחון, התחלנו לבנות תשתית רחבה של מודיעין בשילוב אמצעים טכנולוגיים גלויים וסמויים. בניית תשתית מודיעינית הינה תהליך מורכב , רגיש שמחייב ידע בתחום על מנת לא לגרום למשברים ואי יציבות בארגון.

הפעילות שביצענו כללה:

ü           יצירת כיסוי מודיעיני בסיסי למטרת קבלת מידע מידי בעניין אירועים חריגים (גנבות, נזק, סחר ושימוש בסמים וכד').

ü           קבלת מידע אודות עובדים בטרם חקירה ו/או שיחה ו/או הליך משמעתי.

ü           פעילות מניעה בטרם ביצוע של גרימת נזק .

ü           הצבעה על 'פרצות באבטחה' , אפשרויות מרמה המנוצלים ע"י העובדים, קבלנים וספקים.

ü           זיהוי לחשד להונאות, על ידי עובדי הארגון או קבלנים.

ü           ביצוע בדיקות ומידע אודות מתחרים בשוק.

ü           לימוד והבנת 'הלכי רוח' אמתיים מקרב עובדים/קבלנים/מנהלים ככלי עזר לניהול ושיפור העבודה.

כיצד תגדיר את היעדים להשגה:

המנב"ט יגדיר את היעדים להשגה בהתאם למודיעין או בהתאם לאירועים שהתרחשו בארגון.

ככלל, הגדרת יעדים חייבים להיות ריאלים לביצוע וכמובן במגבלות תקציב ומשאבים.

היעדים שאנו מציבים בפני הארגון יקבעו בתאום עם הנהלת הארגון.

להלן מספר דוגמאות ליעדים שניתן להגדירם :

ü           איתור חשודים בגרימת אובדנים ופחת, מניעת הונאות וגרימת נזק במתכוון.

ü           פגיעה בטוהר המידות פנים וחוץ ארגוני.

ü           הבנת הלכי רוח בקרב עובדים/קבלנים .

ü           בדיקת עובדים / ספקים טרם התקשרות עמם.

ü           איתור מעילות והשיטה, לאתר את האחראים לכך ולכמת את היקף המעילה.

ü           מענה מיידי נקודתי לצורכי הנהלת הארגון וביצוע בדיקות עבורם בהתאם לצורך הארגון.

ü           חשיפת מידע שיווקי/ אחר ואודות מתחרים.

כאמור, אם נסכם את הנאמר במאמר זה, שילוב מושכל של הכלים שצוינו לעיל, יחד ובשיתוף פעולה עם הנהלת הארגון יגבירו את סיכויי ההצלחה להפחית משמעותית את גרימת הנזק ומניעת הפחת.

כותב המאמר:

יאיר טל יועץ אבטחה ומנהל פרויקטים, בוגר מערך האבטחה הממלכתי בשב"כ בעל ניסיון רב שנים בתפקידי ניהול בארץ ובחו"ל.

מנחה מקצועי לאבטחה הכולל פיקוח, בקרה הדרכה, הטמעה לתהליכים ופרויקטים .

בעל התמחות ייחודית בייעוץ והנחייה מקצועית המשלבת אבטחה והגנה על מתקנים ותשתיות אסטרטגיים בים(מתקני קידוח), ביבשה, ואבטחה חמושה ואירועים המוניים.